Työntekijähallinta on Vastuu Groupin palvelu, jossa voidaan ylläpitää yrityksen työntekijäluetteloa. Koska Työntekijähallinnassa olevat tiedot toimivat suoraan pohjana sille, mitä Vastuu Groupin rajapintoja käyttävillä työmailla tiedetään työntekijöistäsi, kannattaa niitä pitää yllä huolella. Mutta mitä haittaa on, jos entinen työntekijä jää roikkumaan yrityksesi työntekijäluetteloon tai jätät nykyisten työntekijöiden tietoja tarkistamatta?
Työntekijä esittäytyy työmaalla työntekijänäsi tahattomasti
Suuri osa työmaalla käytettävistä kulunvalvontajärjestelmistä käyttää työntekijätietoja hakiessaan apunaan Vastuu Groupin rajapintoja. Rajapintojen kautta haetaan tietoja muun muassa siitä, minkä yhtiön palveluksessa työntekijä on ja mihin veronumerorekisteriin kukin työntekijä kuuluu.
Mikäli edellinen työnantaja ei ole poistanut tietoja omasta työntekijäluettelostaan, riskinä on, että kulunvalvontajärjestelmä tunnistaa työntekijän tämän edellisen työnantajan työntekijäksi.
Nämä tilanteet aiheuttavat paljon hämmennystä, selvittelyä ja ylimääräistä työtä sekä työmaan päätoteuttajalle, työntekijälle itselleen, vanhalle työnantajalle että nykyiselle työnantajalle.
Työntekijä esittäytyy työmaalla työntekijänäsi tahallisesti
Jos Valttikortti jää työntekijän taskuun työsuhteen päättyessä, eikä työnantaja poista työntekijän tietoja Työntekijähallinnasta ja sulje kyseistä Valttikorttia, on työntekijällä mahdollisuus esittäytyä työmailla jatkossakin vanhan työnantajansa työntekijänä.
Kun työmaajärjestelmä saa tiedon, että työntekijä on edelleen töissä (entisellä) työantajallaan, eikä Valttikortin tilakaan viittaa mihinkään muuhun, ei työmaan päätoteuttajalla ole mitään syytä epäillä työntekijän tarkoitusperiä. Todellisuudessa rehellisenkin näköinen työntekijä voi kuitenkin esittäytyä työmaalla tahallisesti väärän yrityksen työntekijänä.
Työntekijätiedot vahvistamalla varmistat, että henkilö pysyy veronumerorekisterissä
Vanhojen työntekijöiden poistamisen lisäksi on tärkeää, että päivität myös niiden työntekijöiden tietoja, jotka viihtyvät teillä töissä pitkään. Jokainen työsuhde pitää vahvistaa Työntekijähallinnassa kerran kahdessa vuodessa. Poistamme työntekijät Työntekijähallinnasta siinä vaiheessa, kun heidän tietojaan ei ole päivitetty tai vahvistettu kahteen vuoteen. Näin pyrimme varmistamaan sen, että työntekijälistoille ei jää roikkumaan vanhentuneita tietoja.
Vahvistamalla työntekijän tiedot varmistat myös sen, että työntekijäsi pysyvät veronumerorekisterissä, kävivät he työmailla tai eivät. Samalla saat kätevästi varmistettua, että työntekijöiden nimet ja yhteystiedot pysyvät ajan tasalla.
Mihin kaikkialle työntekijäluetteloon lisättyjä tietoja muuten käytetään?
Työntekijähallintaan lisättyjä työntekijätietoja käytetään hyväksi:
- Valttikorttien tilaamisessa.
- Rakennusalan tiedonantovelvollisuuden mukaisessa työntekijäraportoinnissa.
- Ammattipätevyyksien lisäämisessä Taitorekisteriin.
Ajantasaisella työntekijäluettelolla lyöt siis monta kärpästä yhdellä iskulla!
