Miksi sopimus ei ole valmis, kun se on allekirjoitettu?

Monessa organisaatiossa sopimusprosessin ajatellaan päättyvän allekirjoitukseen. Todellisuudessa allekirjoitus on usein vasta alku. 

Sopimus sisältää velvoitteita, määräaikoja, säilytysvaatimuksia ja tietoja, joita tarvitaan vielä vuosien päästä allekirjoitushetkestä. Siksi sopimuksen elinkaaren hallinta on vähintään yhtä tärkeää kuin itse allekirjoitusprosessi. 

Mitä tapahtuu allekirjoituksen jälkeen? 

Kun sopimus on allekirjoitettu, sen pitäisi löytyä helposti silloin kun sitä tarvitaan. Käytännössä näin ei aina ole. Dokumentteja tallennetaan verkkolevyille, sähköposteihin, SharePoint-kansioihin ja paikallisiin tiedostoihin. Vuosien kuluessa syntyy useita rinnakkaisia arkistoja, joiden hallinta muuttuu vaikeaksi. 

Kun sopimusta tarvitaan esimerkiksi auditoinnissa, kilpailutuksessa tai reklamaatiotilanteessa, aikaa voi kulua huomattavasti oikean dokumentin löytämiseen. 

Säilyttäminen on myös vastuukysymys 

Tietoja ei voida säilyttää loputtomiin. Organisaatioiden on samalla huolehdittava siitä, että dokumentteja säilytetään riittävän kauan ja että tarpeettomat tiedot poistetaan asianmukaisesti. 

Haaste korostuu erityisesti silloin, kun sopimusten määrät kasvavat ja dokumentit sisältävät henkilötietoja. Ilman selkeitä käytäntöjä riskinä on joko liian lyhyt säilytys tai vaihtoehtoisesti se, että tietoja säilytetään tarpeettoman pitkään. 

Sopimushallinta on riskienhallintaa 

Hyvin hoidettu sopimusarkisto ei ole vain dokumenttivarasto. Se on osa organisaation riskienhallintaa. 

Kun dokumentit ovat hallitusti tallessa: 

• sopimukset löytyvät nopeasti

• vastuuhenkilöt tietävät missä tieto sijaitsee

• auditointeihin voidaan vastata tehokkaasti

• tietojen säilytys ja poistaminen voidaan toteuttaa hallitusti 

Samalla vähennetään henkilöriippuvuutta. Tieto ei ole enää yhden henkilön sähköpostissa tai työasemalla. 

Allekirjoituksesta koko elinkaareen 

Modernissa sopimushallinnassa tarkastellaan koko elinkaarta sopimuksen laatimisesta allekirjoitukseen, hallintaan, arkistointiin ja lopulta poistamiseen asti. 

Tämä ajattelutapa korostuu erityisesti organisaatioissa, joissa sopimusten määrä kasvaa jatkuvasti ja tietosuojavaatimukset kiristyvät. SignSpacen kehityksessä sopimusten hallinta, arkistointi ja säilyttäminen on tunnistettu yhdeksi keskeisistä kehityssuunnista.  

Sopimus ei siis ole valmis silloin, kun viimeinen allekirjoitus on tehty. Se on valmis vasta silloin, kun koko elinkaari on hallinnassa.