Vähemmän manuaalista työtä, enemmän näkyvyyttä toimittajaverkostoon – Valvojan uudet ominaisuudet tukevat tehokkaampaa toimittajavalvontaa

Toimittajaverkostojen valvonnassa suurin haaste ei yleensä ole tiedon puute, vaan sen hajanaisuus. Tietoja joudutaan etsimään useista järjestelmistä, toimittajien dokumentteja seurataan manuaalisesti ja kokonaiskuvan muodostaminen vie aikaa.

Valvojan uusien ominaisuuksien tavoitteena on ratkaista juuri näitä haasteita. Uudistukset vähentävät manuaalista työtä, helpottavat toimittajien käyttöönottoa, parantavat näkyvyyttä toimittajaverkostoon ja tukevat riskienhallintaa koko toimittajasuhteen elinkaaren ajan.

Nopeampi käyttöönotto ja vähemmän manuaalista tiedonhakua

Toimittajavalvonnan tehokkuus lähtee siitä, kuinka nopeasti toimittajat saadaan mukaan valvontaan ja kuinka helposti tarvittavat tiedot löytyvät.

Valvojan yrityskortille on lisätty entistä kattavammat perustiedot, kuten yrityksen yhteystiedot, päätoimiala, henkilöstömäärä ja liikevaihto. Käyttäjän ei tarvitse etsiä perustietoja useista eri lähteistä, vaan kokonaiskuva toimittajasta muodostuu yhdellä silmäyksellä. 

Myös uusien toimittajien lisääminen on aiempaa sujuvampaa. Toimittajia voidaan nyt lisätä valvontaan Excel-tuonnin avulla, mikä nopeuttaa erityisesti suurempien toimittajamassojen käyttöönottoa. 

Lisäksi palvelukutsujen uudistukset helpottavat tietojen keräämistä toimittajilta. Kutsu voidaan lähettää suoraan Valvojasta, jolloin toimittajien tietojen kattavuutta voidaan kasvattaa tehokkaammin ja valvonnan pohjaksi saadaan enemmän luotettavaa tietoa. 

Näiden uudistusten yhteinen tavoite on yksinkertainen: vähemmän aikaa hallinnollisiin tehtäviin ja enemmän aikaa toimittajaverkoston kehittämiseen.

Parempi näkyvyys toimittajaverkostoon ja sen riskeihin

Toimittajavalvonta ei ole pelkästään yksittäisten yritysten tarkastelua, vaan kokonaiskuvan hallintaa. Sen vuoksi näkyvyys toimittajaverkostoon on yksi keskeisimmistä onnistumisen edellytyksistä.

Valvojaan lisätty uusi Listat-välilehti auttaa hahmottamaan nopeasti, millä valvontalistoilla toimittaja on mukana ja miten valvonta on järjestetty. Erityisesti useita valvontalistoja hyödyntävissä organisaatioissa tämä helpottaa tiedon löytämistä ja kokonaisuuden hallintaa. 

Valvoja Standard -asiakkaille uusi ketjunäkymän PDF-vienti tuo mahdollisuuden jakaa toimittajaketjun kokonaiskuva helposti myös järjestelmän ulkopuolelle. Raporttia voidaan hyödyntää esimerkiksi johdon raportoinnissa, sisäisessä dokumentoinnissa tai hankintatoimen tukena. 

Näkyvyyttä parantaa myös D&B:n luottoluokituksen tuominen osaksi toimittajatietoja. Taloudellisen tilanteen arviointi on tärkeä osa toimittajariskien hallintaa, ja luottoluokituksen avulla mahdolliset riskit voidaan tunnistaa aikaisemmin.

Kun tieto löytyy yhdestä paikasta ja kokonaiskuva on helposti saatavilla, päätösten tekeminen nopeutuu ja niiden pohjaksi saadaan enemmän luotettavaa tietoa.

Tehokkaampi seuranta ja sujuvampi riskienhallinta

Toimittajavalvonnassa tärkeää ei ole pelkästään tiedon kerääminen, vaan myös sen jatkuva seuranta.

Valvoja Standardin uusi liitehallinta mahdollistaa organisaation omien toimittajakohtaisten dokumenttien tallentamisen osaksi toimittajan tietoja. Liitteille voidaan määrittää voimassaoloaika, jolloin järjestelmä auttaa käyttäjää tunnistamaan vanhenevat ja vanhentuneet dokumentit. 

Uudet suodattimet puolestaan helpottavat suurten toimittajamäärien hallintaa. Toimittajia voidaan tarkastella esimerkiksi vaatimustenmukaisuuden tai valvontatilan perusteella, mikä auttaa löytämään nopeasti ne toimittajat, jotka vaativat tarkempaa huomiota. 

Kun seuranta, dokumentaatio ja riskienhallinta toimivat samassa kokonaisuudessa, organisaation on helpompi ylläpitää ajantasaista näkymää toimittajaverkostoonsa ja reagoida muutoksiin ajoissa.

Uudistukset saatavilla palvelutasoittain

Valvoja Lite ja Valvoja Standard
•    Täydennetyt yrityksen perustiedot
•    Yrityskortin Listat-välilehti
•    Toimittajien lisääminen Excel-tiedostolla
•    Palvelukutsujen uudistukset

Valvoja Standard
Kaikki yllä mainitut ominaisuudet sekä:
•    Ketjunäkymän lataus PDF-muodossa
•    D&B-luottoluokitus
•    Liitteet ja niihin liittyvät hälytykset
•    Uudet listojen suodattimet

Toimittajavalvonnan seuraava askel

Toimittajaverkostojen hallinta muuttuu jatkuvasti tietointensiivisemmäksi. Siksi myös työkalujen on kehityttävä käyttäjien tarpeiden mukana. Valvojan uudet ominaisuudet auttavat organisaatioita vähentämään manuaalista työtä, saamaan paremman näkyvyyden toimittajaverkostoon ja tunnistamaan riskejä aiempaa tehokkaammin. Lopputuloksena on sujuvampi, läpinäkyvämpi ja vaikuttavampi toimittajavalvonta. 

Haluatko nähdä uudistukset käytännössä?
Katso webinaaritallenne ja tutustu Valvojan uusiin ominaisuuksiin.

Katso tallenne