Siivous Valvoja palvelussa – varmista, että valvot oikeita yrityksiä

On hyvä hetki tarkistaa Valvoja palvelun valvontalistat sopivin väliajoin. Kun valvonnassa ovat vain ne yritykset, joiden kanssa oikeasti teet yhteistyötä, saat Valvojasta parhaan hyödyn ja pidät valvottavien yritysten pakote- tilaajavastuu- ja taloustietojen valvonnan ajantasaisena. Lisäksi palvelutasosi määräytyy todellisen tarpeen mukaan Valvoja-palvelun uudistuessa.

Pieni siivous auttaa varmistamaan, että:

• palvelutason hinta määräytyy todellisen toimittajamäärän mukaisesti

• tärkeät kumppanit eivät huku listalle

• hälytykset ja raportit koskevat oikeita yrityksiä

• valvonta tukee arkea eikä kuormita turhaan

Toimi näin:

1. Käy valvontalistat läpi

Valitse aktiivinen valvontalista ja tarkista, ovatko kaikki listalla olevat yritykset edelleen:

• toimittajiasi
• aliurakoitsijoita
• muuten relevantteja kyseiselle kohteelle

2. Päätä seuranta tarpeettomilta yrityksiltä

Jos yhteistyö on päättynyt tai yritystä ei enää tarvitse valvoa:

• avaa yrityksen tiedot
• lopeta seuranta

Yritys ei tällöin enää päivity Valvojassa, mutta aiemmin arkistoidut raportit säilyvät raporttiarkistossa.

3. Poista yritys valvontalistalta vain tarvittaessa

Kun seuranta on päätetty ja yritystä ei enää tarvita lainkaan:

• poista yritys valvontalistalta kokonaan

Huomioithan, että yrityksen kaikki seurantajakson aikana arkistoidut raportit poistuvat, kun yritys poistetaan Valvojasta.

4. Suosittele yrityksiä liittymään mukaan laajempaan Luotettava Kumppani -palveluun

Jos valvontalistallasi on yrityksiä, jotka eivät vielä ole mukana Luotettava Kumppani -palvelussa tai joilla on käytössään vain Luotettava Kumppani Tilaajavastuutiedot, kannattaa vinkata heille Luotettava Kumppani -palvelusta.

Jotta pakote-, talous- ja tilaajavastuutietojen valvonta toimii kattavasti, kaikkien yhteistyökumppanien tulisi kuulua laajempaan Luotettava Kumppani -palveluun.

Jos Luotettava Kumppani -palvelusta puuttuvia yrityksiä on paljon, voit pyytää myös Vastuu Groupia hoitamaan suosittelun puolestasi. Ota tällöin yhteyttä myyntiimme: myynti@vastuugroup.fi

Miksi Valvontalistojen siivous kannattaa tehdä?

• Näet yhdellä silmäyksellä olennaiset yritykset
  Valvontalista pysyy selkeänä ja päätöksenteko nopeutuu
• Saat hälytykset vain oikeista yrityksistä
  Turhat ilmoitukset vähenevät ja tärkeät asiat eivät jää huomaamatta.
• Täytät pakote- ja tilaajavastuulain velvoitteet
  Valvonta kohdistuu niihin yrityksiin, joiden kanssa sinulla on voimassa oleva sopimus.
• Saat Valvoja palvelusta täyden tehon irti
  Valvoja tukee riskienhallintaa parhaiten, kun tiedot ovat ajantasaisia ja kohdentuvat oikein.

Tee valvontalistojen läpikäynnistä vuosittainen rutiini esimerkiksi projektien, sopimuskausien tai tilikauden vaihtuessa. Näin Valvoja pysyy mukana liiketoiminnan muutoksissa ilman ylimääräistä työtä ja palvelutaso ja hinnoittelu määräytyy ajantasaisen tarpeen mukaan.
Lisäohjeet yritysten seurantaan, seurannan päättämiseen ja yritysten poistamiseen löydät Valvojan käyttöohjeista.