Valvoja-palvelumme avulla tilaaja pystyy seuraamaan toimittajiensa tilaajavastuutietoja. Palvelu näyttää seurantaan lisätyistä Luotettavista Kumppaneista aina ajantasaiset tilaajavastuutiedot. Valvojaan lisätään kohteita ja kohteisiin seurattavia yrityksiä, ja kohdetta luodessa sille määritetään alkamisaika ja arvioitu päättymispäivämäärä. Alkamisaika voi olla kohteen perustamispäivä tai jokin tuleva päivämäärä, koska valvontaa ei voi aloittaa menneisyydessä. Myös seurattaville yrityksille voi määrittää kohteen seuranta-ajasta erillisen seuranta-ajan. Valvoja tallentaa kaikki seuranta-ajan aikana muodostuneet tilaajavastuuraportit sekä näyttää viimeisimmän tulkinnan tilaajavastuutiedoista kohteen etusivulla.
Valvoja seuraa tietoja automaattisesti, ja jos kaikki on hyvin, et saa palvelusta sähköpostiviestejä. Joskus viestejä kuitenkin tulee – mitä ne sitten tarkoittavat?
Kohteen arvioidun päättymispäivän ohittaminen
Valvoja ilmoittaa käyttäjälle sähköpostitse, jos palveluun luodulle kohteelle asetettu arvioitu päättymispäivämäärä on ohitettu. Kohdetta luodessa päättymispäivämäärästä on usein hyvä arvio, mutta seurantaa voi olla tarpeen jatkaa, jos projekti onkin vielä kesken. (esimerkiksi jos työmaan valmistuminen on viivästynyt). Kohteen päättymispäivämäärän ohittaminen ei tarkoita sitä, että Valvoja-kohde sulkeutuisi automaattisesti tai että palvelusopimus irtisanoutuisi. Siksi Valvoja lähettää päättymispäivämäärän ohittamisesta käyttäjälle viestin, joka ohjeistaa joko päivittämään kohteen päättymispäivämäärän tulevaisuuteen tai sulkemaan kohteen, jos seurannalle ei ole enää tarvetta.
Suljettua kohdetta ei voi aktivoida uudestaan. Olethan siis kohdetta sulkiessasi varmistanut, että kohteen ja siinä olevien yritysten seuranta ei ole enää tarpeen! Sulkemisen jälkeen kohde näkyy Valvojan Päättyneet kohteet -näkymässä, mutta seurattavien yritysten tiedot eivät enää sulkemisen jälkeen päivity.
Tietoja ja kohteita voivat päivittää kaikki käyttäjät, joilla on Valvoja-käyttöoikeus. Tietoja pääsee päivittämään, kun ensin valitsee palvelussa halutun kohteen ja sen jälkeen valitsee oikeasta yläreunasta kohdan Muokkaa kohteen tietoja. Tästä näkymästä voit siirtää päättymispäivämäärää tai sulkea kohteen. Muistathan tallentaa tekemäsi muutokset!
Seurattavan yrityksen raportti Selvitettävää-tilassa
Valvoja myös kertoo, jos jonkun seurattavan yrityksen tilaajavastuuraportti on mennyt Selvitettävää-tilaan. Jos saat ilmoituksen siitä, että jonkin seuraamasi yrityksen raportti ei ole kunnossa, käy tarkastamassa raportti Valvoja-palvelusta, niin näet raportille merkityn puuttuvan tiedon.
Raportin ollessa Selvitettävää-tilassa voit olla yhteydessä toimittajaasi tilanteen korjaamiseksi. Myös toimittajayrityksen yhteyshenkilö on saanut tiedon raportilla olevasta puutteesta, joten usein tilanteen selvittäminen onkin heillä jo työn alla. Esimerkiksi verojen maksutietojen päivittyminen palveluumme kestää jokusen päivän: tiedon tulee ensin olla kirjautuneena Verohallinnon tietojärjestelmään, jotta sen voi välittää meille automaattisesti. Tiedon korjaamisesta ei tule Valvojasta erillistä ilmoitusta. Kun tieto on päivittynyt raportille, muodostuu Valvojan seurantaan uusi raportin tila.
Kuinka usein viestejä tulee?
Valvoja ilmoittaa päättymispäivämäärän ohittamisesta päivittäin, ja siksi kohteen päättymispäivämäärän ohittamiseen on hyvä reagoida.
Selvitettävää-tilassa olevasta raportista lähetetään lähtökohtaisesti vain yksi viesti – mutta jos Selvitettävää-tilassa olevalle raportille päivitetään jokin tieto ilman että raportin tulkinta muuttuu, Valvoja lähettää tästäkin uuden ilmoituksen. Voi siis olla, että saat viestin Selvitettävää-tilassa olevasta raportista, mutta jos ilmoitusta seuraavana päivänä toimittajan raportille päivittyy automaattisesti esimerkiksi YTJ:n rekisteritietoja, yritykselle luodaan uusi raportti. Päivityksen vuoksi Valvoja lähettää uudestaan viestin, sillä myös päivitetyn raportin tulkinta on Selvitettävää.
Automaattisia, ”näkymättömiä” päivityksiä raporteille tehdään noin kerran viikossa, eli tällainen tilanne on mahdollinen, mutta kuitenkin harvinainen.
Mitä tilaajavastuulaki edellyttikään?
Tilaajavastuulain mukaan tilaajan on tarkastettava ennen sopimuksen tekemistä toimittajan tilaajavastuulainmukaiset tiedot. Tiedot eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia, ja pitkissä sopimussuhteissa tiedot on tarkastettava säännöllisesti. Lisäksi tilaajavastuutiedot on arkistoitava vähintään kahdeksi vuodeksi sopimuksen päättymisen jälkeen. Valvojaa käyttävien yritysten on siis lisättävä yritys seurantaan ennen sopimuksen tekemistä – Valvoja hoitaa tietojen seurannan ja arkistoinnin puolestasi, ja kuten edellä kerrottiin, ilmoittaa sinulle, jos toimittajan tiedoissa on puutteita.
Jos tietää tilaajavastuulaista enemmän, voit ladata maksuttoman lakioppaamme täältä: 
