Toimittajaketjujen hallinta on noussut viime vuosina yhdeksi yritysten tärkeimmistä riskienhallinnan osa-alueista. Samalla kun toimitusketjut ovat laajentuneet ja verkostoituneet, on myös näkyvyys yhteistyökumppaneihin muuttunut entistä tärkeämmäksi.
Monessa organisaatiossa toimittajahallinta on perinteisesti perustunut yksittäisten dokumenttien keräämiseen ja satunnaisiin tarkastuksiin. Tilaajavastuudokumentit pyydetään sopimuksen alkaessa, tarkastukset tehdään kerran vuodessa ja mahdollisiin ongelmiin reagoidaan vasta niiden ilmetessä. Toimintaympäristön muuttuessa tällainen toimintatapa ei kuitenkaan enää riitä.
Yrityksiltä odotetaan nykyään aiempaa parempaa näkyvyyttä koko toimittajaverkostoonsa. Asiakkaat, viranomaiset, sijoittajat ja muut sidosryhmät haluavat tietää, että kumppanit toimivat vastuullisesti ja täyttävät heille asetetut vaatimukset.
Yhden toimittajan ongelmat voivat heijastua koko toimitusketjuun. Taloudelliset vaikeudet, puutteet lakisääteisten velvoitteiden hoidossa tai vastuullisuuteen liittyvät haasteet voivat aiheuttaa vaikutuksia myös tilaajalle.
Siksi toimittajahallinnassa ei enää tarkastella yksittäisiä yrityksiä irrallisina kokonaisuuksina. Yhä useammin tavoitteena on saada kokonaiskuva koko toimittajaverkostosta ja pystyä seuraamaan sen tilaa jatkuvasti.
Juuri tässä Luotettava Kumppani® ja Valvoja täydentävät toisiaan.
Luotettava Kumppani® kokoaa yrityksen keskeiset tiedot yhteen palveluun. Perinteisten tilaajavastuutietojen lisäksi palvelu voi sisältää tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta, vastuuhenkilöistä, pakotteista ja vastuullisuudesta. Näin yritys pystyy osoittamaan luotettavuutensa yhdellä raportilla useille eri tilaajille.
Toimittajan näkökulmasta tämä tarkoittaa vähemmän hallinnollista työtä ja parempaa näkyvyyttä omasta toiminnasta. Samalla tilaajat saavat käyttöönsä ajantasaisempaa tietoa ilman erillisiä tietopyyntöjä.
Valvoja tuo näkyvyyden koko toimittajaverkostoon
Valvoja-palvelu puolestaan auttaa tilaajia hallitsemaan ja seuraamaan toimittajaketjuaan. Sen avulla voidaan muodostaa kokonaiskuva yhteistyökumppaneista ja ylläpitää jatkuvaa valvontaa toimittajaverkoston tilanteesta.
Kun toimittajien tiedot ovat saatavilla rakenteisessa muodossa, tilaajan ei tarvitse turvautua hajanaisiin excel-taulukoihin, sähköpostiketjuihin tai kerran vuodessa tehtäviin tarkastuksiin. Tieto on helpommin hyödynnettävissä osana hankintojen johtamista ja riskienhallintaa.
Toimittajahallinnan merkitys kasvaa edelleen vastuullisuusvaatimusten lisääntyessä. Organisaatioilta odotetaan entistä parempaa kykyä tunnistaa toimitusketjujen riskit ja osoittaa, että niitä hallitaan järjestelmällisesti.
Tämä kehitys näkyy erityisesti vastuullisuusraportoinnissa, hankintaprosesseissa sekä suurten yritysten toimitusketjuja koskevissa vaatimuksissa. Pelkkä lähtötilanteen tarkastaminen ei useinkaan riitä, vaan olennaista on seurata tilanteen kehittymistä ajan myötä.
Toimittajahallinnan tavoitteena ei ole valvoa kumppaneita niiden itsensä vuoksi. Tavoitteena on rakentaa luottamukseen perustuvia liiketoimintasuhteita ja vähentää yhteistyöhön liittyviä riskejä.
Kun Luotettava Kumppani® auttaa toimittajia osoittamaan luotettavuutensa ja Valvoja antaa tilaajille työkalut tiedon hyödyntämiseen, syntyy kokonaisuus, joka tukee vastuullista liiketoimintaa koko verkoston tasolla.