Vastuullisuusraportointi on viime vuosina noussut yhä useammin yritysten arkeen. Moni pk-yritys kohtaa tilanteita, joissa asiakas, tilaaja, pääurakoitsija tai rahoittaja pyytää tietoa yrityksen vastuullisuudesta. Samalla moni yrittäjä pohtii, mistä raportoinnin pitäisi alkaa ja kuinka paljon työtä se käytännössä vaatii.
Perinteisesti vastuullisuusraportointi on yhdistetty suuriin yrityksiin ja laajoihin raportointikokonaisuuksiin. Pk-yritysten näkökulmasta tällaiset raportit voivat tuntua vierailta ja raskailta. Juuri tähän tarpeeseen on kehitetty VSME, joka tarjoaa pk-yrityksille käytännöllisen ja selkeän tavan kuvata vastuullisuuttaan. VSME:n tavoitteena ei ole lisätä hallinnollista taakkaa, vaan tehdä vastuullisuustiedon keräämisestä ja hyödyntämisestä mahdollisimman suoraviivaista.
VSME (Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs) on pk-yrityksille suunnattu vapaaehtoinen vastuullisuusraportoinnin viitekehys. Sen tarkoituksena on tarjota yhtenäinen tapa kerätä ja esittää ympäristöön, yhteiskuntavastuuseen ja hyvään hallintotapaan liittyviä tietoja.
VSME:n lähtökohta on käytännönläheinen. Sen avulla pk-yritys voi vastata sidosryhmien vastuullisuustietopyyntöihin ilman, että yrityksen tarvitsee rakentaa raskasta raportointiprosessia tai hankkia ulkopuolista asiantuntijaorganisaatiota.
Monella tavalla VSME voidaan nähdä pk-yritysten yhteisenä vastuullisuuden kielenä. Kun yritykset keräävät tietoja saman viitekehyksen mukaisesti, tietojen vertailu, hyödyntäminen ja jakaminen helpottuvat.
Miksi VSME on noussut esiin juuri nyt?
Vaikka suuri osa pk-yrityksistä ei kuulu varsinaisten vastuullisuusraportointivelvoitteiden piiriin, niiden toimintaympäristö on muuttunut merkittävästi. Suuret yritykset tarvitsevat vastuullisuustietoa koko toimitusketjustaan. Ne joutuvat raportoimaan omasta toiminnastaan entistä tarkemmin ja keräämään tietoa myös yhteistyökumppaneiltaan. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että vastuullisuutta koskevat kysymykset ulottuvat myös pienempiin yrityksiin.
Moni pk-yritys onkin huomannut, että tarjouskilpailuissa tai toimittajien arvioinneissa kysytään nykyään tietoja esimerkiksi energiankulutuksesta, henkilöstöstä, työturvallisuudesta tai yrityksen toimintaperiaatteista. Ilmiö ei ole tilapäinen. Vastuullisuustiedon merkitys kasvaa jatkuvasti, ja yritysten odotetaan pystyvän osoittamaan toimintansa vastuullisuutta entistä läpinäkyvämmin.
Mitä tietoja VSME sisältää?
VSME perustuu ESG-ajatteluun, jossa vastuullisuutta tarkastellaan ympäristövastuun, sosiaalisen vastuun ja hyvän hallintotavan näkökulmista.
Ympäristövastuun osalta yritys voi raportoida esimerkiksi energiankulutukseen, päästöihin, vedenkäyttöön tai jätehuoltoon liittyviä tietoja.
Sosiaalisen vastuun osalta tarkastellaan muun muassa henkilöstöä, työturvallisuutta, osaamisen kehittämistä ja työhyvinvointia.
Hyvän hallintotavan näkökulmasta huomio kohdistuu esimerkiksi yrityksen toimintaperiaatteisiin, eettisiin käytäntöihin, säädösten noudattamiseen ja vastuulliseen johtamiseen.
Moni yritys yllättyy huomatessaan, että suuri osa tarvittavista tiedoista on jo olemassa. Haaste ei yleensä ole tiedon puute, vaan tiedon hajanaisuus.
Yksi yleisimmistä syistä raportoinnin lykkäämiselle on ajatus siitä, että kaiken pitäisi olla täydellistä ennen aloittamista. Käytännössä näin ei ole. Useimmat yritykset aloittavat keräämällä perustiedot, joita on helposti saatavilla. Kun raportointia tehdään säännöllisesti, tietojen laatu ja kattavuus paranevat vuosi vuodelta.
Vastuullisuustyössä tärkeintä ei ole täydellinen lähtötilanne, vaan kyky seurata kehitystä. Myös asiakkaat ja tilaajat ymmärtävät yleensä, että vastuullisuus on jatkuva prosessi, ei kertaluonteinen projekti. Toisin sanoen olennaisinta on osoittaa, että yritys tunnistaa toimintansa vaikutukset ja kehittää niitä systemaattisesti.
Yksi raportti moneen käyttötarkoitukseen
Pk-yritysten suurin haaste ei yleensä ole tiedon tuottaminen vaan se, että samoja tietoja pyydetään useaan eri tarkoitukseen.
Energiankulutusta koskeva tieto voi kiinnostaa asiakasta tarjouskilpailussa. Henkilöstöä koskeva tieto voi olla tarpeellinen toimittaja-arvioinnissa. Päästöihin liittyviä tietoja voidaan kysyä rahoitushakemuksen yhteydessä. Ilman yhtenäistä raportointia yritys joutuu kokoamaan samat tiedot uudelleen jokaisen kyselyn kohdalla.
VSME:n yksi merkittävimmistä eduista onkin mahdollisuus hyödyntää samaa vastuullisuusdataa useissa eri tilanteissa. Kun tiedot on kerätty kerran yhtenäisessä muodossa, niitä voidaan käyttää asiakasviestinnässä, tarjouskilpailuissa, toimittaja-arvioinneissa ja muissa liiketoiminnan tilanteissa.
Vastuullisuus voi olla myös kilpailuetu
Usein vastuullisuus nähdään velvollisuutena tai asiakkaiden asettamana vaatimuksena. Todellisuudessa vastuullisuustiedon hallinta voi olla myös kilpailuetu.
Yritys, joka pystyy vastaamaan nopeasti ja luotettavasti vastuullisuutta koskeviin kysymyksiin, näyttää asiakkaiden silmissä valmistautuneelta ja ammattimaisesti johdetulta. Samalla se vähentää tilanteita, joissa tarjous jää puutteellisten tietojen vuoksi heikompaan asemaan.
Vastuullisuustietojen kerääminen auttaa myös yritystä itseään. Kun tietoa seurataan systemaattisesti, kehityskohteita on helpompi tunnistaa ja investointien vaikutuksia voidaan arvioida paremmin.
Miksi vastuullisuustyö kannattaa aloittaa nyt?
Moni yritys odottaa ensimmäistä vastuullisuuskyselyä ennen kuin alkaa kerätä tietoja. Käytännössä tämä tarkoittaa usein kiirettä ja ylimääräistä työtä.
Yritykset, jotka aloittavat vastuullisuustiedon kokoamisen ennakoivasti, ovat yleensä paremmassa asemassa, kun ensimmäiset tietopyynnöt saapuvat. Samalla ne pystyvät rakentamaan vastuullisuustyötään hallitusti omaan tahtiinsa.
Vastuullisuudesta on nopeasti tulossa normaali osa liiketoiminnan perustietoja samalla tavalla kuin taloudellisesta raportoinnista tai tilaajavastuutietojen hallinnasta.
VSME tekee vastuullisuudesta käytännönläheistä
Vastuullisuusraportointi ei ole enää vain suuryritysten asia. Myös pk-yritykset kohtaavat kasvavia odotuksia asiakkaiden, tilaajien ja muiden sidosryhmien suunnalta.
VSME tarjoaa tähän tarpeeseen selkeän ja yhtenäisen mallin. Sen avulla vastuullisuudesta voidaan kertoa samalla tavalla kuin yrityksen taloudellisesta tilanteesta tai toimintakyvystä – ymmärrettävästi, vertailukelpoisesti ja luotettavasti.