Lainmukaisuustiedon kokoaminen auttaa pk-yritystä tunnistamaan velvoitteensa, hallitsemaan riskejä ja osoittamaan toimintansa luotettavuuden. Kun lainsäädännön vaatimukset on tunnistettu ja otettu osaksi yrityksen toimintatapoja, hyvin hoidettu toiminta on helpompi tehdä näkyväksi myös asiakkaille, rahoittajille ja muille yhteistyökumppaneille. Lainmukaisuustiedolla tarkoitetaan tässä tietoa siitä, miten yritys on tunnistanut sitä koskevat lakisääteiset velvoitteet ja järjestänyt niiden noudattamisen käytännössä.
Lainmukaisuustietojen kokoaminen tukee yrityksen omaa toimintaa ja riskienhallintaa. Vaikka lain noudattaminen kuuluu jokaisen yrityksen vastuulle, lakisääteisten vaatimusten täyttymisen arviointi ja dokumentointi auttavat muodostamaan kokonaiskuvan siitä, miten hyvin vaatimukset toteutuvat käytännössä.
Kokonaiskuva liiketoimintaa yleisesti koskevasta lainsäädännöstä ja sen keskeisistä vaatimuksista auttaa yritystä seuraamaan velvoitteitaan, päivittämään toimintatapojaan ja korjaamaan mahdolliset puutteet ennen kuin ne aiheuttavat ongelmia, ylimääräisiä kustannuksia tai toiminnan keskeytyksiä.
Jokaisen toimijan, yrityksen koosta tai toimialasta riippumatta, tulee esimerkiksi olla tietoinen toimintansa ympäristövaikutuksista sekä niihin liittyvistä riskeistä ja haitallisista seurauksista, huolehtia teetetyn työn terveellisyydestä ja turvallisuudesta sekä toimia hyvän liiketavan mukaisesti.
Arvioimalla, mitkä velvoitteet ja käytännöt ovat kunnossa ja missä tarvitaan vielä kehittämistä, yritys voi muodostaa kokonaiskuvan lainmukaisuuden nykytilasta. Sen perusteella yritys voi suunnitella jatkotoimet havaittujen puutteiden ja päivitystarpeiden korjaamiseksi toiminnassa.
Hyvin koottu dokumentaatio lainmukaisuudesta helpottaa myös asiakkaiden tietopyyntöihin ja auditointeihin vastaamista.
Lainmukaisuustieto lisää luotettavuutta ja auttaa ylläpitämään asiakassuhteita
Pitkässä liikesuhteessa luottamus rakentuu ennen kaikkea käytännön toiminnasta. Asiat hoidetaan sovitusti, velvoitteista pidetään kiinni ja mahdollisiin ongelmiin reagoidaan asianmukaisesti. Uutta liikekumppania valittaessa tällaista kokemusta ei kuitenkaan vielä ole, joten luotettavuutta on voitava arvioida muilla tavoin. Tilaajat ovatkin nykyään aiempaa kiinnostuneempia toimittajiensa toiminnan lainmukaisuudesta myös lakisääteisiä tilaajavastuutietoja laajemmin.
Tilaajavastuutiedot kertovat esimerkiksi yrityksen rekisteröitymisestä, verojen ja eläkevakuutusmaksujen hoitamisesta sekä sovellettavista työehdoista. Ne antavat kuitenkin tietoa vain rajatusta joukosta yrityksen lakisääteisiä velvoitteita eivätkä siten muodosta kattavaa kuvaa siitä, miten yritys huolehtii muista toimintaansa koskevista lainsäädännön vaatimuksista.
Kiinnostavaa tilaajan näkökulmasta voi olla esimerkiksi se,
Yrityksen on pystyttävä osoittamaan, että sen toiminta on järjestetty asianmukaisesti myös näiden vaatimusten osalta ja olennaisiin riskeihin on varauduttu. Kun yritys pystyy kuvaamaan, miten se huolehtii velvoitteidensa noudattamisesta, se voi vahvistaa luotettavuuttaan ja erottautua edukseen muista toimijoista.
Lainmukaisuus muodostaa perustan vastuullisuustyölle
Hyvin hoidettu toiminta kannattaa tehdä näkyväksi. Yhä useampi sidosryhmä on kiinnostunut pk-yrityksen vastuullisuus- ja vaatimustenmukaisuustiedoista, joihin myös lainmukaisuustiedot kuuluvat. Lainmukaisuus muodostaa perustan, jonka varaan voidaan rakentaa vastuullisia ja kestäviä toimintamalleja.
Lainmukaisuustieto voi myös täydentää muita vastuullisuus- ja vaatimustenmukaisuus tietoja, kuten vapaaehtoisessa kestävyysraportoinnissa esitettäviä tietoja.
Kestävyystiedot kuvaavat yrityksen vaikutuksia, tavoitteita ja käytäntöjä, kun taas lainmukaisuustieto kuvaa sitä, miten yritys on tunnistanut lakisääteiset velvoitteensa ja järjestänyt niiden noudattamisen. Esimerkiksi yrityksen energiankulutusta, kasvihuonekaasupäästöjä ja päästöjen vähentämistavoitteita koskevat tiedot ovat kestävyystietoja.
Lainmukaisuustietoa puolestaan on tieto siitä, miten yritys on tunnistanut toimintaansa sovellettavat ympäristövelvoitteet, huolehtinut tarvittavista luvista ja ilmoituksista sekä järjestänyt velvoitteiden noudattamisen.
Yhdessä nämä tiedot antavat yrityksen toiminnasta kattavamman ja luotettavamman kuvan.
Artikkelin on kirjoittanut Emmi Muhonen, vastuullisuuspäällikkö, Linnunmaa Lex
Tilaa Luotettava Kumppani Legal compliance -raportti, jonka avulla toimitat lainmukaisuustietosi tilaajillesi ja muille sidosryhmillesi helposti.