Sopimusprosessi on monessa organisaatiossa yllättävän hajanainen. Sopimuspohja löytyy yhdestä paikasta, sopimuksen sisältöä kommentoidaan sähköpostilla, hyväksynnät kiertävät Teamsissa tai SharePointissa ja lopuksi dokumentti lähetetään allekirjoitettavaksi erillisen palvelun kautta.
Yksittäinen vaihe ei välttämättä tunnu työläältä. Haaste syntyy siitä, että sopimuksen tekeminen koostuu lukuisista pienistä siirroista järjestelmästä toiseen. Jokainen siirto lisää aikaa, kasvattaa virheiden riskiä ja vaikeuttaa kokonaisuuden hallintaa.
Sopimuksia tehdään lähes jokaisessa organisaatiossa päivittäin. Siksi pienetkin tehottomuudet kertautuvat nopeasti merkittäviksi kustannuksiksi.
Sopimuksen matka on usein monimutkaisempi kuin pitäisi
Tyypillinen sopimusprosessi alkaa siitä, että joku avaa vanhan dokumentin pohjaksi uudelle sopimukselle. Sisältöä muokataan käsin, kommentteja kerätään eri kanavista ja lopullinen versio tallennetaan jälleen uuteen tiedostoon.
Tämän jälkeen dokumentti siirretään allekirjoitukseen, lähetetään osapuolille, arkistoidaan ja lopulta yritetään löytää uudelleen silloin, kun sitä tarvitaan.
Prosessin aikana syntyy helposti kysymyksiä:
Mikä on sopimuksen viimeisin versio?
Kuka hyväksyi sisällön?
Missä allekirjoitettu dokumentti sijaitsee?
Löytyvätkö kaikki sopimukseen liittyvät tiedot samasta paikasta?
Mitä useampia järjestelmiä käytetään, sitä enemmän aikaa kuluu tiedon etsimiseen varsinaisen työn sijaan.
Manuaalinen työ näkyy myös laadussa
Hajanainen prosessi ei vaikuta vain tehokkuuteen. Se näkyy myös laadussa. Kun tietoja kopioidaan järjestelmästä toiseen, virheiden mahdollisuus kasvaa. Sopimukseen voi päätyä vanhentuneita tietoja, väärä versio tai puutteellisia liitteitä. Myös sisällön yhdenmukaisuus kärsii, jos jokainen sopimus rakennetaan hieman eri tavalla.
Erityisesti pk-yrityksissä sopimusten hallinta on usein muutaman henkilön osaamisen varassa. Jos prosessi perustuu yksittäisten henkilöiden muistiin tai omiin kansiorakenteisiin, riskit kasvavat entisestään.
Yksi prosessi on tehokkaampi kuin monta työkalua
Digitalisaation tavoitteena ei ole lisätä järjestelmiä, vaan poistaa tarpeettomia välivaiheita. Kun sopimuksen laatiminen, tietojen kerääminen, allekirjoittaminen ja hallinta tapahtuvat yhtenäisen prosessin kautta, työ nopeutuu ja samalla näkyvyys koko sopimuksen elinkaareen paranee.
Valmiit sopimuspohjat mahdollistavat sen, että sopimusten sisältö voidaan vakioida ilman raskaita manuaalisia vaiheita. Samalla allekirjoitusprosessi voidaan käynnistää suoraan samasta ympäristöstä, jossa sopimus on laadittu. Tämä vähentää virheitä ja helpottaa dokumenttien hallintaa koko niiden elinkaaren ajan.
Sopiminen on liiketoiminnan prosessi
Sopimukset eivät ole pelkästään juridisia dokumentteja. Ne ovat osa liiketoiminnan päivittäisiä prosesseja. Mitä nopeammin ja hallitummin sopimukset syntyvät, sitä nopeammin palvelut voidaan käynnistää, hankinnat tehdä ja yhteistyö aloittaa.
Siksi yhä useampi organisaatio tarkastelee sopimista kokonaisuutena eikä vain sähköisen allekirjoituksen näkökulmasta. Tavoitteena on vähentää manuaalista työtä, lisätä läpinäkyvyyttä ja varmistaa, että tieto löytyy silloin, kun sitä tarvitaan.
Haluatko tehdä sopimukset alusta asti samassa palvelussa?
SignSpace yhdistää sopimusten laatimisen, allekirjoittamisen ja hallinnan yhdeksi selkeäksi prosessiksi. Vähennä manuaalista työtä, nopeuta sopimusten käsittelyä ja pidä kaikki tärkeät dokumentit helposti löydettävissä yhdessä paikassa.
Tutustu SignSpace-palveluun ja sujuvoita sopimusprosessiasi jo tänään.