Monessa organisaatiossa toimittajien seurantaa tehdään edelleen Excel-taulukoiden, muistutusten, sähköpostien ja erillisten tiedostojen avulla. Menetelmä toimii usein niin kauan, kun seurattavia yrityksiä on vähän. Toimittajamäärän kasvaessa myös hallinnan haasteet kasvavat nopeasti.
Riskienhallinnan näkökulmasta keskeinen kysymys kuuluu: kuinka varmistetaan, että muutokset havaitaan riittävän nopeasti?
Toimittajatiedoissa tapahtuu jatkuvasti muutoksia. Yrityksen taloudellinen tilanne voi muuttua, vastuuhenkilöt vaihtua tai tilaajavastuutietoihin tulla poikkeamia.
Jos seuranta perustuu manuaalisiin tarkistuksiin, organisaation on muistettava:
mitä yrityksiä seurataan
milloin tiedot tarkistetaan
mistä tiedot haetaan
miten muutokset dokumentoidaan
Mitä suurempi toimittajaverkosto on, sitä enemmän aikaa hallinnolliseen työhön kuluu.
Useimmat ongelmat eivät johdu siitä, ettei tietoa olisi saatavilla. Ne johtuvat siitä, ettei muutosta huomata ajoissa.
Esimerkiksi:
toimittajan tiedoissa tapahtuu merkittävä muutos
pakotetietoihin tulee päivitys
yhteistyökumppanin taloudellinen tilanne heikkenee
tilaajavastuutiedot eivät ole enää ajan tasalla
Jos tieto havaitaan vasta kuukausien päästä, korjaavat toimenpiteet ovat usein huomattavasti vaikeampia.
Riskienhallinnan tavoitteena ei pitäisi olla tiedon etsiminen, vaan tiedon hyödyntäminen.
Kun seuranta, hälytykset ja dokumentointi tapahtuvat automatisoidusti, asiantuntijat voivat keskittyä itse päätöksentekoon. Samalla vähennetään inhimillisten virheiden mahdollisuutta ja varmistetaan, että tieto pysyy ajan tasalla.
Jokaisen organisaation kannattaa arvioida, kuinka paljon aikaa toimittajatietojen ylläpitämiseen ja tarkistamiseen käytetään vuositasolla. Samalla kannattaa pohtia, kuinka nopeasti mahdolliset muutokset havaitaan nykyisellä toimintamallilla.
Jos vastaus ei tunnu riittävän hyvältä, kyse ei välttämättä ole resurssipulasta vaan siitä, että toimintamalli kaipaa päivittämistä.
Riskienhallinnan ei pitäisi perustua muistutuksiin, Excel-taulukoihin tai satunnaisiin tarkistuksiin. Valvoja kokoaa toimittaja- ja alihankkijaketjun keskeiset tiedot yhteen näkymään, seuraa muutoksia automaattisesti ja auttaa varmistamaan, että vaatimustenmukaisuus pysyy ajan tasalla koko toimitusketjussa.
Katso, miten Valvoja helpottaa toimittajaketjun hallintaa ja vähentää riskejä.