Vielä muutama vuosi sitten vastuullisuuteen liittyvät tietopyynnöt olivat monelle pk-yritykselle harvinaisia. Nyt tilanne on muuttunut nopeasti. Yhä useampi tilaaja, pääurakoitsija, asiakas tai rahoittaja pyytää toimittajiltaan tietoa vastuullisuudesta osana normaalia hankinta- tai yhteistyöprosessia. Toisinaan kysely saapuu tarjouskilpailun liitteenä, toisinaan toimittaja-arvioinnin yhteydessä tai osana vuosittaista yhteistyökumppanien seurantaa.
Monelle pk-yritykselle tilanteet tulevat kuitenkin edelleen yllätyksenä. Tarvittavaa tietoa ei ole koottu yhteen paikkaan, vastuullisuustyötä ei ole dokumentoitu systemaattisesti eikä kukaan välttämättä tiedä, mistä pyydetyt tiedot pitäisi löytää.
Kysymys ei kuitenkaan ole enää yksittäisestä trendistä. Vastuullisuudesta on tullut osa normaalia liiketoimintaa, ja yrityksiltä odotetaan aiempaa enemmän läpinäkyvyyttä koko toimitusketjussa.
Yritysten vastuullisuusvaatimukset ovat kasvaneet kaikkialla Euroopassa. Suuryritykset tarvitsevat tietoa omasta toiminnastaan ja samalla myös toimitusketjuistaan. Tämän seurauksena vastuullisuusdataa kerätään yhä useammin myös alihankkijoilta, palveluntarjoajilta ja muilta yhteistyökumppaneilta.
Asiakas ei välttämättä kysy tietoja vain omaa käyttöään varten. Monissa tapauksissa se tarvitsee tietoa omaan raportointiinsa, sisäiseen riskienhallintaansa tai asiakkaidensa vaatimusten täyttämiseen.
Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että myös pienempi yritys voi olla osa laajaa vastuullisuusketjua tiedostamattaan.
Vastuullisuuskyselyiden sisältö vaihtelee toimialoittain, mutta tietyt teemat toistuvat lähes aina.
Tyypillisesti kysytään esimerkiksi:
henkilöstömäärää ja henkilöstörakennetta
työturvallisuuteen liittyviä tietoja
ympäristöpolitiikkaa tai ympäristötavoitteita
energiankulutusta
päästötietoja
eettisiä toimintaperiaatteita
sertifikaatteja ja pätevyyksiä
toimitusketjujen hallintaa
vastuuhenkilöitä ja toimintamalleja
Monet näistä tiedoista ovat yrityksellä jo olemassa. Ongelmana on usein se, että ne sijaitsevat eri järjestelmissä, dokumenteissa tai henkilöiden hallussa. Kun vastuullisuuskysely saapuu, tietojen kokoamisesta tulee kiireellinen projekti.
Useimmissa tapauksissa yksittäinen puuttuva tieto ei vielä estä yhteistyötä. Ongelmia syntyy kuitenkin silloin, jos yritys ei pysty vastaamaan vastuullisuuskysymyksiin lainkaan tai vastaaminen viivästyy merkittävästi.
Hankintayksiköt vertailevat toimittajia entistä enemmän myös vastuullisuuden näkökulmasta. Kun yksi toimittaja pystyy toimittamaan pyydetyt tiedot nopeasti ja toinen ei, ero näkyy helposti yritysten välisessä vertailussa.
Toinen haaste liittyy ajankäyttöön. Jos jokainen asiakkaan kysely käynnistää uuden tiedonkeruuprojektin, asiantuntijoiden aikaa kuluu toistuvasti saman tiedon kokoamiseen ja toimittamiseen.
Pitkällä aikavälillä kyse ei ole vain yksittäisestä kyselystä vaan toimintatavasta. Yrityksen kannattaa miettiä, haluaako se reagoida jokaiseen tietopyyntöön erikseen vai rakentaa valmiuden niiden käsittelyyn ennakoivasti.
Aiemmin vastuullisuus nähtiin usein yksittäisen yrityksen omana asiana. Nykyisin tarkastelu kohdistuu koko arvoketjuun.
Tilaajaa ei kiinnosta ainoastaan oma toimintansa, vaan myös se, miten sen toimittajat toimivat. Tämä näkyy erityisesti rakennus-, teollisuus-, logistiikka- ja palvelualoilla, mutta ilmiö laajenee jatkuvasti myös uusille toimialoille.
Kun vastuullisuustietoja kerätään yhtenäisessä muodossa, koko toimitusketjun hallinta helpottuu. Samalla yritysten välinen vertailu muuttuu läpinäkyvämmäksi ja tehokkaammaksi. Tämä kehitys on yksi syy siihen, miksi yhtenäisten raportointimallien merkitys kasvaa jatkuvasti.
Moni yritys huomaa ensimmäisten vastuullisuuskyselyiden jälkeen, että suurin haaste ei ole tiedon tuottaminen vaan tiedon hallinta.
Samoja tietoja saatetaan pyytää tarjouskilpailussa, toimittaja-arvioinnissa, asiakasauditoinnissa ja rahoitusneuvotteluissa. Jos tiedot kootaan joka kerta uudelleen, työmäärä kasvaa nopeasti.
Yhtenäinen vastuullisuusraportti auttaa vähentämään tätä työtä merkittävästi. Kun ESG-tiedot on kerätty ja päivitetty yhteen paikkaan, niiden hyödyntäminen eri tilanteissa helpottuu huomattavasti.
Samalla yritys pystyy vastaamaan tietopyyntöihin nopeammin ja johdonmukaisemmin.
Vastuullisuustietojen keräämisessä ei ole kyse pelkästään raportoinnista tai hallinnollisesta työstä. Kyse on myös kilpailukyvystä.
Yritys, joka pystyy osoittamaan vastuullisuutensa selkeästi, antaa yhteistyökumppaneilleen kuvan hyvin johdetusta ja valmistautuneesta organisaatiosta. Samalla se pystyy hyödyntämään samoja tietoja myynnissä, asiakasviestinnässä ja liiketoiminnan kehittämisessä.
Vastuullisuudesta on nopeasti tulossa samanlainen perusvalmius kuin tilaajavastuutietojen hallinnasta tai taloudellisesta raportoinnista. Yritykset, jotka valmistautuvat muutokseen ajoissa, pystyvät vastaamaan asiakkaiden odotuksiin ilman kiirettä ja ylimääräistä hallinnollista työtä.
Kasvavat vastuullisuusvaatimukset eivät ole ohimenevä ilmiö. Päinvastoin niiden voidaan odottaa lisääntyvän tulevina vuosina.
Siksi yrityksen kannattaa miettiä jo nyt, miten vastuullisuustietoja kerätään, ylläpidetään ja hyödynnetään. Mitä aikaisemmin tiedonhallinta saadaan osaksi normaaleja prosesseja, sitä helpompaa asiakkaiden ja muiden sidosryhmien tietopyyntöihin on vastata.
Luotettava Kumppani® Kestävyysraportti auttaa yrityksiä kokoamaan ympäristöön, sosiaaliseen vastuuseen ja hyvään hallintotapaan liittyvät tiedot yhteen paikkaan. VSME-viitekehykseen perustuva palvelu tarjoaa käytännöllisen tavan hallita vastuullisuusdataa ja vastata asiakkaiden, tilaajien sekä muiden sidosryhmien kasvaviin tietotarpeisiin.